Tramitação de Documentos: Modernize a Gestão de Documentos Internos

Tramitação de documentos digital é o processo eletrônico de movimentação, controle e acompanhamento de documentos entre diferentes setores, departamentos e pessoas de uma organização. O eProtocolo oferece um sistema completo de tramitação de documentos que permite gerenciar o fluxo de documentos internos, processos de compra, entregas entre setores e controle de recebimento de forma totalmente online, com busca avançada de protocolos, rastreabilidade completa e notificações automáticas.

O controle de recebimento e entregas entre setores no eProtocolo funciona através de um protocolo digital que registra cada movimentação do documento. Quando um documento é enviado de um setor para outro, o sistema gera um protocolo único, notifica o destinatário, registra a data e hora de envio e recebimento, e mantém um histórico completo da tramitação. Cada responsável pode confirmar o recebimento digitalmente, garantindo total rastreabilidade e transparência no fluxo de documentos entre departamentos.

A busca avançada de protocolos do eProtocolo permite localizar documentos de forma rápida e eficiente através de múltiplos critérios: número de protocolo, tipo de documento, setor de origem, setor de destino, período, status da tramitação, palavra-chave no conteúdo, responsável e muito mais. O sistema indexa todos os dados do protocolo, permitindo encontrar qualquer documento em segundos, mesmo em bases com milhares de protocolos gerados. Isso elimina a perda de tempo procurando documentos manualmente.

A otimização de processos internos com tramitação de documentos digital abrange diversas áreas: processos de compra (requisições, cotações, aprovações), documentos administrativos (ofícios, memorandos, comunicados), processos jurídicos (contratos, pareceres), documentos de RH (admissões, férias, ponto), processos financeiros (pagamentos, reembolsos), solicitações de serviços internos, aprovações de projetos, atas e deliberações. O eProtocolo automatiza o fluxo, reduz tempo de tramitação e aumenta a produtividade.

Para modernizar de forma online a gestão de documentos internos, o eProtocolo oferece uma solução completa que elimina o uso de papel, cadernos de protocolo físicos e planilhas. O sistema digitaliza todo o processo: cadastro de documentos, geração automática de protocolos, tramitação entre setores com assinatura digital, controle de prazos com alertas, arquivamento organizado, busca instantânea e relatórios gerenciais. A implementação é rápida e a equipe recebe treinamento completo para aproveitar todos os recursos de gestão de documentos internos.

A tramitação de documentos no eProtocolo engloba todo o ciclo de vida do documento: cadastro, protocolo, movimentação entre setores, arquivamento e busca. Já o workflow de aprovação é um tipo específico de tramitação com regras predefinidas de aprovação sequencial ou paralela. O sistema suporta ambos: tramitação livre (onde o usuário decide para qual setor enviar) e tramitação com workflow (fluxo automático baseado em regras de negócio). Isso permite tanto flexibilidade para processos simples quanto controle rigoroso para processos de compra e aprovações que exigem conformidade.